Quản lý dự án không chỉ góp phần giúp cho những kế hoạch trên lý thuyết khi ứng dụng vào thực tế diễn ra hiệu quả và đạt được kết quả nhanh chóng. Mà còn là ngành nghiên cứu khoa học, được rất nhiều sinh viên, quan tâm, theo dõi. Hãy cùng phân tích các nội dung liên quan đến đề tài này ngay bây giờ.
Quản lý dự án được hiểu là gì?
Trong đời sống hằng ngày, dù chúng ta ở bất kỳ lĩnh vực nào cũng đều dễ dàng bắt gặp thuật ngữ dự án. Nói một cách cụ thể, dự án là một chuỗi các hoạt động có sự phối hợp chặt chẽ với nhau, có thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc (deadline công việc) cũng như các kế hoạch, mục tiêu cụ thể.
Tuy nhiên, hầu hết những dự án đều bị hạn chế về mặt thời gian, chi phí và nguồn lực. Do đó, dần nảy sinh nhu cầu và cần đến sự có mặt của công tác quản lý dự án để xác định hướng đi của dự án, thực hiện việc nâng cao hiệu quả của mục tiêu đã đề ra.
Quản lý dự án là việc sử dụng kiến thức, khả năng tư duy, kỹ năng, cùng với đó là sự quản lý, phối hợp chặt chẽ, giám sát và triển khai thực hiện từ khi bắt đầu dự án. Mục đích nhằm đảm bảo đầy đủ những yêu cầu mà dự án đã đề ra về mặt kỹ thuật, chất lượng sản phẩm hay dịch vụ bằng vô số phương pháp và điều kiện tối ưu.
Thực tế ngày nay, công tác quản lý dự án xuất hiện ở hầu hết tất cả mọi khía cạnh trong cuộc sống. Từ những việc nhỏ như tổ chức các sự kiện đến các việc phức tạp hơn như xây dựng các công trình chung cư lớn, những buổi ra mắt sản phẩm chính hay thành lập công ty…
Ban quản lý dự án là gì?
Ngày nay khi nhắc đến các lĩnh vực như đầu tư, xây dựng,… Chúng ta không còn xa lạ gì với thuật ngữ ban quản lý của dự án. Bởi vì trước khi tiến hành dự án đầu tư xây dựng chuyên nghiệp hay kiểm soát tiến độ đầu tư xây dựng khu vực đều cần BQL dự án xem xét và giám sát.
Ban quản lý dự án là một bộ phận tập thể được hợp thành từ nhiều cá nhân do một cơ quan hay chủ thể có thẩm quyền thành lập. Mục đích nhằm đảm bảo tiêu chí chung trong các lĩnh vực đầu tư, xây dựng, kinh doanh,… được hoàn thiện đúng tiến độ và trong tầm phạm vi ngân sách.
BQL dự án sẽ thực hiện các hoạt động: Lập kế hoạch; quản lý và tổ chức dự án; giám sát quá trình cũng như quá trình của dự án, bên cạnh đó còn những hoạt động liên quan khác. Nhằm đảm bảo các dự án xây dựng đạt được tiêu chuẩn và mục tiêu đã đặt ra trước đó. Muốn thực hiện được, ban quản lý sẽ phải vận dụng kiến thức, kinh nghiệm, kĩ năng, kĩ thuật, tư duy liên quan đến dự án cụ thể.
Trên thực tế, ban quản lý theo xuyên suốt quá trình thực hiện dự án để có thể thực hiện dự án theo đúng tiến độ đã đưa ra. Không chỉ có vậy, nó còn đảm bảo sự khả thi của dự án, hiệu quả khi làm dự án và cũng như tuân thủ các quy định của pháp luật về việc thực hiện dự án.
Quản lý dự án sẽ làm những gì?
Nhằm giúp đảm bảo tiến độ làm việc, đáp ứng các yêu cầu, mục tiêu hay thậm chí là sửa chữa những sai lầm khi cần thiết. Tùy vào từng BQL dự án, sẽ định vị cho kế hoạch những hướng đi và cách giải quyết khác nhau. Tuy nhiên mục tiêu cuối cùng vẫn là hướng tới việc hoàn thành tốt các nhiệm vụ được đề ra.
Khi quản lý dự án, ngoài việc linh hoạt duy trì sự trao đổi giữa các bên liên quan để làm hài lòng nhà đầu tư, khách hàng và các thành viên trực thuộc dự án. Các nhà quản lý đặc biệt phải kết hợp tư duy sáng tạo và cải tiến trong quá trình thực hiện nghĩa vụ công việc để chạy theo dự án mang yếu tố luôn thay đổi liên tục:
Lập kế hoạch hoàn chỉnh cho dự án trước khi đi vào hoạt động
Việc lập kế hoạch là thao tác cơ bản và đơn giản nhất, mà tất cả những người làm quản lý dự án đều phải thực hiện, trong quá trình đảm nhận nhiệm vụ giám sát, thực hiện kế hoạch. Mặc dù, là công việc đầu tiên, nhưng đóng vai trò và góp phần vô cùng lớn đến kết quả thành công hay thất bại.
Trong phần kế hoạch được lập ra, phải đảm bảo rất nhiều yếu tố về nguồn lực sẽ còn sử dụng vào quá trình thực hiện, triển khai công trình, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, chất lượng của dự án và chi phí được lên kệ khi bàn giao. Sau khi truyền tải thông tin đến nhà đầu tư, nếu có sai sót, mơ hồ sẽ bị truy cứu cấp tốc.
Ngoài ra, việc lập kế hoạch và truyền đạt thông tin cho những đối tượng liên quan được xem là nghĩa vụ quan trọng mà các ban quản lý phải thực hiện. Do đó, bản kế hoạch phải đảm bảo được tính dễ hiểu, cụ thể, không ghi khái quát, hay mang những trường hợp có tính giả định.
Quản lý dự án phải dự trù kinh phí một cách khoa học
Sự chuyên nghiệp của một người quản lý dự án sẽ thể hiện rõ trong cách họ dự trù kinh phí và lập ra bản chi tiêu khoa học, logic, dễ quan sát, đối chiếu và so sánh. Nếu không thể nêu được con số cụ thể, ít nhất cũng phải cho biết được điểm tối đa và điểm tối thiểu.
Đó là nhu cầu thông thường của nhà đầu tư, vì họ không có thời gian để thường xuyên góp mặt trong quá trình diễn ra dự án. Nhưng họ vẫn muốn theo dõi và cập nhật được dòng tiền, góp vốn của mình đã đi đâu và làm những gì.
Bất kỳ kế hoạch nào khi triển khai cũng đòi hỏi chất lượng của dự án phải luôn đạt ở mức tốt nhất. Nhưng khả năng cho phép xin cung cấp chi phí luôn có điểm giới hạn, điều này khiến cho các quản lý cảm thấy đau đầu và gặp nhiều trắc trở trong quá trình lên bản dự trù.
Tuy nhiên, để chứng tỏ bản thân có năng lực và chuyên môn trong ngành quản lý, họ vẫn phải cố gắng hoàn thành nhiệm vụ và phận sự của bản thân, khi đã chấp nhận đảm nhiệm vai trò theo sát vụ án từ đầu cho đến khi kết thúc. Không bao giờ bỏ cuộc và nản chí trước những thách thức, cố gắng để tìm cách vượt qua.
Chăm sóc khách hàng
Người quản lý dự án luôn đóng vai trò là trung gian giữa bên cung ứng nguyên vật liệu thực hiện kế hoạch với khách hàng là chủ sở hữu của dự án. Do đó, vừa phải thực hiện việc đàm phán và thuyết phục cả hai bên, để cho ra những tiêu chí cùng thỏa mãn nhu cầu một cách nhanh chóng.
Cũng nhờ vậy nên mới có thể thúc đẩy tiến độ diễn ra nhanh chóng. Luôn phải giữ mối quan hệ tốt đẹp với cả đôi bên, tạo sự tin tưởng và nhận được nhiều cơ hội rộng mở trong tương lai.
Quản lý dự án có ưu điểm gì?
Khi nhìn vào một dự án bất kỳ, dựa trên tiến độ thực hiện và kết quả nhận được sau khi kết thúc. Những người có chuyên môn hoàn toàn có khả năng nhận biết đâu là công trình có sự góp mặt của ban quản lý và đâu là công trình không có người quản lý.
Tất nhiên, những người đánh giá ấy cũng có bí quyết và kinh nghiệm riêng, không chỉ dựa vào cảm tính hay phán đoán và đưa ra nhận định được một cách chắc chắn như vậy. Sự khác biệt lớn nhất để giúp cho họ so sánh và phân tích sự chênh lệch giữa hai loại dự án trái lập, đó là những ưu điểm do quản lý dự án mang lại.
- Dự án được triển khai và kết thúc đúng thời hạn quy định, không làm chậm tiến độ và ảnh hưởng đến thời gian quý báu của các nhà đầu tư.
- Kinh phí được dự trù một cách rõ ràng rành mạch, không có sự dấu diếm hay mơ hồ nào được phép tồn tại.
- Quy trình và timeline thực hiện kế hoạch được ghi rõ và phổ biến kịp thời đến những đối tượng liên quan của dự án.
- Nhìn nhận và đánh giá chuẩn xác những rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thực hiện dự án do những yếu tố tác động từ môi trường hoặc kinh phí.
Lưu ý quan trọng nhất khi quản lý các dự án
Chìa khóa dẫn đến thành công của một công việc chính là sự đầu tư vào đúng đích đến và đi theo đúng định hướng. Mọi sự thực nghiệm không đúng trọng tâm và không hiệu quả sẽ kéo theo một dự án “toi đời”.
Thực chất trong quá trình thực hiện sẽ xuất hiện vô vàn vấn đề, từ tranh chấp nội bộ nhân sự, khách hàng, cho đến việc phát sinh nhiều luồng thông tin khác. Khi xuất hiện lỗi, việc triển khai dự án sẽ gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí là ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
Do đó, lưu ý quan trọng nhất mà các nhà quản lý dự án không thể bỏ qua để tránh khỏi sai lầm đó là xây dựng bản kế hoạch rõ ràng và đảm bảo luôn có phương án dự phòng cho những rủi ro. Khi tiến hành thực thi dự án, đảm bảo được tính cụ thể trong từng nhiệm vụ với tài nguyên được sắp xếp hợp lý và theo dõi một cách dễ dàng.
Theo khảo sát của PWC, có khoảng 83% trong số các dự án đạt hiệu quả cao, các nhà quản lý luôn chuẩn bị phương án dự trù cho các trường hợp xấu nhất có thể xảy ra và có các biện pháp giảm thiểu rủi ro. Công tác quản lý dự án trở nên dễ dàng hơn khi dự án đã chỉnh chu hoàn toàn, theo đúng tiến độ và đạt hiệu quả như mong đợi.
Kết luận
Quản lý dự án phải thực hiện rất nhiều công việc khác nhau, để đóng góp vào quá trình thực hiện kế hoạch, mà bản thân người quản lý đã đảm nhận vai trò. Thể hiện sự trách nhiệm, chuyên nghiệp và giỏi giang thông qua việc cho khách hàng và các đối tác thấy được kết quả thành công mỹ mãn đúng tiến độ.
