Doanh nghiệp muốn hoạt động một cách hiệu quả và mang về nhiều lợi nhuận thì cần phải có một quy trình hoạch định cụ thể. Vậy quy trình đó là gì và làm thế nào để lập ra quy trình chiến lược rõ ràng nhất cho doanh nghiệp? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin cần thiết liên quan đến những vấn đề này.
Hoạch định là gì?
Hoạch định trong tiếng Anh là Planning, mang nghĩa là chức năng quản lý cơ bản, bao gồm việc quyết định trước, việc gì phải làm, khi nào sẽ hoàn thành, làm như thế nào và ai thực hiện. Đây là quá trình trí tuệ xác định mục tiêu của tổ chức và phát triển những quy trình hành động khác nhau, nhờ đó mà tổ chức mới có thể đạt được mục tiêu đã đề ra đó.
Hiểu theo một cách đơn giản nhất, hoạch định chính là suy nghĩ trước khi hành động diễn ra. Nó giúp chúng ta nhìn trước được tương lai và lập ra cách đối phó với các tình huống xấu mà chúng ta sẽ gặp phải trong tương lai. Nó liên quan đến sự tư duy logic và ra quyết định hợp lý.
Các đặc tính của hoạch định chiến lược
Hoạch định là một quá trình phát triển các chiến lược nhằm tạo ra cho công ty lợi thế cạnh tranh, được hỗ trợ bởi các mục tiêu nhiệm vụ và thời hạn nhất định. Các đặc tính nhất định của nó bao gồm:
- Tính hệ thống: Chiến lược phát triển của công ty phải có tính hệ thống mà đã mang tính hệ thống thì phải có tính ổn định tương đối.
- Tính bao quát: Chiến lược bao quát những vấn đề dài hạn, vừa đề cập thỏa đáng các vấn đề ngắn hạn mang tính quyết định.
- Tính chọn lựa: Do nguồn lực phát triển là có hạn và luôn có sự biến đổi. Do đó, chiến lược phát triển phải chọn lựa ra các vấn đề then chốt để tìm cách giải quyết hợp lý.
- Tính linh hoạt và mềm dẻo: Chiến lược phát triển phải có khả năng điều chỉnh nhanh chóng, thích ứng rộng và phù hợp với hoàn cảnh.
- Tính dài hạn: Các vấn đề lớn và phức tạp mang ý nghĩa chiến lược sẽ cần nhiều thời gian để hoàn thành. Vì thế hoạch định phải mang tính dài hạn để đảm bảo khả năng giải quyết các vấn đề lớn.
- Tính cụ thể: Nó thể hiện ở việc mục tiêu chiến lược phải cụ thể hóa các vấn đề trọng yếu mà chiến lược đề cập đến. Các bước thực hiện và tổ chức thực hiện phải được trình bày một cách cụ thể.
- Tính lượng hóa: Các chỉ tiêu cụ thể phải được tính toán và thể hiện bằng những con số với biên độ nhất định. Nhằm cụ thể hóa những mục tiêu tổng quát của chiến lược.
Phân loại hoạch định
Có nhiều căn cứ để phân loại, thường người ta sẽ căn cứ vào thời gian, theo đó hoạch định thường được chia làm hai loại đó là:
Hoạch định chiến lược (Strategic planning) là quá trình triển khai các công việc cần thực hiện của công ty. Tổ chức nghiên cứu để chỉ ra những nhân tố chính của môi trường bên trong và môi trường bên ngoài doanh nghiệp.
Trong loại này, các nhà quản trị sẽ thiết lập mục tiêu dài hạn và các biện pháp tổng thể. Để đạt được mục tiêu hiệu quả trên cơ sở các nguồn lực hiện có và các nguồn lực có thể huy động.
Hoạch định tác nghiệp (Operational planning) là các hoạch định liên quan tới việc triển khai chiến lược trong những tình huống cụ thể ở khoảng thời gian ngắn (tháng, quý, năm). Nhằm nâng cao hiệu quả của các hoạt động ở đơn vị cơ sở, mang tính chi tiết và ngắn hạn, thường ở từng lĩnh vực cụ thể.
Vai trò của hoạch định
Hoạch định được coi là chức năng quản trị tiên quyết vì nó giúp định hướng cho các chức năng quản trị còn lại. Từng vai trò của của tiến trình này bao gồm:
- Giúp định hướng cho doanh nghiệp về việc tổ chức, lãnh đạo trong quản trị doanh nghiệp.
- Giúp doanh nghiệp định hướng và xác định, lựa chọn những mục tiêu hoạt động và phát triển. Từ đó đề ra các biện pháp khắc phục khó khăn và xây dựng kế hoạch, chiến lược hoạt động phù hợp.
- Giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro trong hoạt động kinh doanh. Vì khi đã thực hiện hoạch định thì doanh nghiệp đã dự đoán được trước những rủi ro có thể xảy ra. Phòng sẵn các biện pháp để khắc phục nếu có rủi ro xảy ra.
- Giúp cho doanh nghiệp đảm bảo sự hoạt động bình ổn khi có sự thay đổi về môi trường hay thị trường và các yếu tố cạnh tranh khác.
- Đảm bảo tổ chức hoạt động một cách hiệu quả trong môi trường luôn có sự thay đổi và sử dụng hợp lý nguồn lao động, nguồn vốn, hạn chế sự lãng phí.
- Giúp doanh nghiệp trong việc kết nối giữa các thành viên, tạo nên sự phối hợp nhịp nhàng, hoạt động có hiệu quả.
- Giúp cho quá trình kiểm tra, đánh giá hoạt động được nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Những lợi ích mang lại
Hoạch định giúp cho các nhà lãnh đạo, quản trị doanh nghiệp phát hiện ra những cơ hội mới, lường trước được rủi ro và đưa ra biện pháp giảm thiểu rủi ro đó. Nhờ đó mà vạch ra được những công việc, hành động để phát triển một cách cụ thể, nâng cao chất lượng làm việc và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Đảm bảo cho doanh nghiệp có thể phát triển bình thường khi có những tác động từ sự thay đổi của môi trường.
Ngoài ra nó còn là nền tảng để cho các bộ phận trong doanh nghiệp có thể phối hợp hoạt động được tốt hơn, nâng cao hiệu quả làm việc. Nó sẽ chỉ rõ trách nhiệm của từng nhân viên trong công việc từ đó đòi hỏi sự nỗ lực của mỗi cá thể để đạt được hiệu quả công việc cao.
Hoạch định là một sự chuẩn bị sẵn sàng cho tương lai của doanh nghiệp trước tình hình kinh tế và xã hội dễ thay đổi. Trong quy trình này đã cân nhắc trước các vấn đề cơ hội và rủi ro có thể xảy ra, từ đó chuẩn bị các bộ máy vận hành để có thể vượt qua những trở ngại và hoạt động có hiệu quả nhất.
Quy trình thực hiện hoạch định cơ bản
Quy trình hoạch định là một phần nội dung quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải nắm rõ và thực hiện để có thể xây dựng thành công một chiến lược hoàn chỉnh nhất cùng với cách thức triển khai đầy đủ. Các bước trong quy trình này đã được nêu cụ thể dưới đây.
Bước 1: Xây dựng sứ mệnh và đề ra mục tiêu cụ thể
Việc vạch ra sứ mệnh và đề ra mục tiêu cụ thể là bước đầu tiên cho mọi công tác quản trị, bởi nó sẽ giúp bạn xác định được các vấn đề sau:
- Công ty sẽ kinh doanh ngành gì trên những lĩnh vực nào?
- Công ty sẽ cam kết làm được những điều gì?
- Kết quả công ty cần đạt được cụ thể là gì?…
Bước 2: Phân tích môi trường vi mô và môi trường vĩ mô
Các hoạt động của doanh nghiệp không chỉ có thể bị ảnh hưởng bởi yếu tố bên trong công ty mà còn chịu sự tác động của môi trường bên ngoài. Vì thế khi đã là một nhà quản trị, bạn cần phải xác định được đâu là cơ hội, đâu là mối đe dọa có thể ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
Hoạch định xác định được cơ hội và mối đe dọa, bạn có thể dựa theo mô hình 5 tác lực cạnh tranh của Michael Porter. Bao gồm đối thủ cạnh tranh trực tiếp, đối thủ cạnh tranh tiềm năng, khách hàng, nhà cung cấp và các sản phẩm và dịch vụ thay thế.
Bên cạnh việc xác định môi trường bên ngoài, người lên chiến lược cũng cần phải quan tâm các yếu tố bên trong nội bộ doanh nghiệp để có thể xác định được điểm mạnh, điểm yếu. Và dựa trên đó để làm nền tảng xây dựng chiến lược cho công ty.
Bước 3: Xây dựng và thiết kế chiến lược hoạch định cụ thể
Sau khi đã thực hiện các bước trên, nghĩa là bạn đã xác định mục tiêu và phân tích môi trường cụ thể. Bước tiếp theo đó là bạn sẽ lựa chọn cho doanh nghiệp một chiến lược phù hợp nhất để phát triển hoạt động của công ty. Một vài chiến lược như: Chiến lược thâm nhập thị trường, chiến lược phát triển sản phẩm, chiến lược phát triển thị trường,…
Bước 4: Chuẩn bị kế hoạch cho từng chiến lược
Kế hoạch cho từng chiến lược cần được cụ thể, có tính khả thi và có thể đo lường được. Đặc biệt phải đảm bảo được những nội dung sau: mục tiêu hướng đến của doanh nghiệp, các sản phẩm dịch vụ của công ty, phương thức tiếp cận với các đối tượng mục tiêu và sử dụng các chiến thuật phù hợp với năng lực của đội ngũ nhân viên,…
Bước 5: Kiểm tra, đánh giá kết quả hoạch định
Đây là bước để nhà quản lý có thể giám sát công tác hoạch định cũng như đưa ra kết luận kết quả thực hiện của các chiến lược có thật sự hiệu quả hay không. Để từ đó điều chỉnh, đề xuất các biện pháp, đưa ra hướng đi tốt nhất cho hoạt động kinh doanh và các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
Bước 6: Tiếp tục thực hiện hoạch định
Vì hoạch định là một tiến trình xảy ra liên tục và không ngừng nghỉ của doanh nghiệp nên cần được thực hiện một cách thường xuyên. Như vậy mới đảm bảo luôn đưa ra được những định hướng dự báo trước cho tương lai, nắm được sự phát triển của doanh nghiệp.
Lưu ý khi thực hiện
Mọi doanh nghiệp đều có sự hạn chế về nguồn lực, vì thể nên các nhà hoạch định buộc phải lựa chọn các chiến lược đem lại lợi ích lớn nhất cho doanh nghiệp. Vì là người hiểu rõ viễn cảnh của công ty nên người thực hiện điều này cần có được quyền điều chuyển các nguồn lực cần thiết trong quá trình thực hiện chiến lược đã đề ra. Ngoài ra khi thực hiện, các nhà quản trị cần lưu ý đến các vấn đề sau:
- Lưu ý rằng hoạch định sẽ không thể lường hết được diễn biến bất lợi. Khi tình huống xấu xảy ra vẫn có thể làm đảo lộn kế hoạch.
- Không nên gò bó trong việc thực hiện, sự không linh hoạt sẽ làm hạn chế sự sáng tạo.
- Đôi khi kết quả đạt được sẽ đúng với bản kế hoạch đã lập ra nhưng lại không phản ánh đúng tiềm năng vốn có của doanh nghiệp.
- Người làm trong lĩnh vực này không nên có tính bảo thủ. Các nhà quản trị thường cố gắng bảo vệ chiến lược của mình mà cố tình không nhận ra sự vô lý ở một số điểm.
- Lưu ý tìm ra những thông tin mới nhất để lên kế hoạch, chiến lược.
Kết luận
Quy trình hoạch định luôn giữ vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả nhất. Với kiến thức chúng tôi đã chia sẻ, hy vọng có thể giúp bạn nắm rõ được quy trình hoạch định để tạo được một chiến lược có hiệu quả cao và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
